di Michele Sciabarrà, socio fondatore e attuale Amministratore Delegato di ePrometeus.
Tratto da manager.it
Linux e OpenSource mailing list:
gestitele da soli, senza spese e con semplicità

Ezio, il responsabile EDP di Acme spa, importatrice dall'estremo oriente, stava parlando con l'amministratore delegato dei buoni risultati ottenuti riguardo il server di posta e i filtri antispam. Ezio spiegava come l'opensource consentiva di ridurre i costi, ma in verità l'amministratore non ne capiva la filosofia, ma solo il fatto che costava meno, e quello era l'importante. L'amministratore prese la parola ea disse: "io credo che dovremo cominciare a sfruttare il canale elettronico anche per il marketing. Ultimamente gran parte delle transazioni commerciali con la Cina avvengono per posta elettronica. Dovremmo attivare, a mio avviso, delle modalità elettroniche di marketing. Come si può fare tecnicamente?" "Ci sono varie opzioni" disse Ezio, vagheggiando volutamente. "In effetti ci sono delle aziende che mi forniscono il servizio in outsourcing, ma il costo non è dei più leggeri. E poi non intendo assolutamente fornire alle aziende i nostri contatti. Nonostante tutte le garanzie contrattuali, non c'è causa che possa ripagarci se queste informazioni finiscono in mano ai concorrenti. Abbiamo un centro EDP, sfruttiamolo."  "Bene, mi documenterò su quale sia la migliore, e che si integra bene con la nostra infrastruttura open source". Ezio chiese pertanto a Luigi, che questa volta, anche a seguito di un elogio pubblico del suo operato, non aveva più intenzione di fare il difficile. Luigi iniziò, come previsto da Ezio, con "ci sono varie possibilità. Per esempio listman, majordomo, ez-mlm . Ma credo che in questo periodo la soluzione migliore sia MailMan". "Che cosa è esattamente?" "E' un sistema che permette di gestire le mailing list attraverso il Web."Ma non basterebbe copiare gli indirizzi da una lista nel programma di posta elettronica, magari mantenuta in Excel?" Luigi sorrise. "A parte che invece di Excel piratato sarebbe meglio OpenOffice legale". Ezio: "Vabbè è un dettaglio". Luigi: "E che un Mozilla Mail è più efficiente e non soggetto a virus come un Outlook 'standard'".  "Abbiamo messo l'antivirus per questo" "Un filtro antipolline non esime dalla necessità di curare l'allergia". "Possiamo parlare di software e non di politica?" Luigi fermò le polemiche e andò al dunque. "Dunque, 'copiare' gli indirizzi da una lista non è una mailing list. Se vogliamo è uno spam, all'incirca, e non è la stessa cosa che creare un gruppo di discussione". "Siamo sicuri che all'amministratore interessi questo?" "Se vogliamo parlare di web marketing, dobbiamo anche capire le caratteristiche del mezzo che stiamo utilizzando. Quello che in televisione (che è un mezzo monodirezionale, e 'propina') va bene ed è accettabile, sul Web non lo è. Messaggi monodirezionali, spesso non sollecitati, sono percepiti solo come fastidio. E' necessario che ci sia l'interesse del destinatario, e che ci siano contenuti interessanti, perché il messaggio 'pubblicitario' e 'promozionale' passi. E ricorda che abbiamo messo un filtro proprio per questo!". "Già, quindi cosa dici di fare?" "Le mailing list funzionano così: innanzitutto ti devi 'registrare'. Poi puoì inviare richieste di aiuto e ottenere risposte. Ma se lo usi solo come "canale" per imporre il tuo messaggio (di vendita) non ottieni risultato: semplicemente il destinatario non ti sta a sentire. Se invece fornisci un servizio utile, allora puoi, occasionalmente, inserire un messaggio promozionale, anche se sempre rigorosamente mischiato a informazioni non promozionali." "Ok mi va bene, ma cosa dobbiamo utilizzare come software?" "Prima di pensare al software, non è meglio capire cosa fa questo software, e perché? Non basta che lo installi e basta - devi anche spiegare allo staff COME usarlo, e capire il mezzo, che non è radio e televisione e stampa a cui sono abituati gli esperti di marketing, perché è bidirezionale" "Io pensavo che bastasse tenere una lista di indirizzi a cui mandare delle email!"

"Il punto è che non è un mezzo di comunicazione efficace. Queste email pubblicitarie sono come il listino NON RICHIESTO che ti arriva ogni tanto, che nella maggior parte scarti senza guardarla. Se non viene filtrato via dall'antispam. Invece la mailing list è attiva e crea partecipazione e interesse. I 'signori' del marketing devono partecipare attivamente a queste liste e rispondere alle domande e non semplicemente mandare messaggi e aspettare le risposte. "Ma non è una colossale perdita di tempo" chiese Ezio "Il punto è che quando rispondi alla domanda di uno, con la mailing list, il messaggio viene inoltrato a tutti, e quindi rispondi 'a tutti coloro che possono essere interessati'". "Questo mi sembra utile", concluse. Luigi disse: "Ci sono altri aspetti da tenere presenti. Prima di tutto, l'archivio è solitamente accessibile via Web. Tutti i messaggi nella mailing list vengono esportati via web in modo che si possono consultare i vecchi messaggi alla ricerca di informazioni utili, senza che si deve nuovamente richiedere. Inoltre gli archivi accessibili via Web sono indicizzabili dai motori di ricerca". "E quindi?" chiese Ezio. "Hai mai fatto una ricerca sul Web? Non ti capita mai di trovare una pagina che contiene la risposta ad una email"? "Si, succede spesso." "Ecco, questi sono appunto gli archivi di mailing list esportate via Web. Che rappresentano un tesoro di informazioni utili, e soprattutto un vero 'vaso di miele' web per potenziali clienti alla ricerca di informazioni analoghe utili." "Questo è un aspetto interessante". "In realtà i software per la gestione delle mailing list hanno una gran quantità di opzioni: per esempio è possibile farsi mandare i messaggi (quando sono tanti) in dei 'lotti' detti 'digest'. Quindi se uno non vuole essere subissato di email, può semplicemente richiederlo (basta un click una pagina web) e le email arrivano a lotti. Poi c'è la faccenda della 'moderazione'. Si può configurare il sistema in modo che ogni email arrivi non a tutti ma a una persona sola (il moderatore appunto) che decide se una email può essere pubblicata o no. In realtà si può decidere che le email che arrivano da certi utenti vengono subito accettate, altre invece messe in lista di attesa... insomma un completo sistema di gestione".  "Chiamiamo il consulente?" tagliò corto Ezio. Il consulente Linux venne e installò appunto Mailman. Consigliò questo perché permette la gestione degli archivi e delle opzioni completamente via Web mentre per altri software occorre mandare email con particolari formati, che rende la cosa leggermente complessa. L'interfaccia è completamente personalizzabile (e infatti fu personalizzata per creare un look della pagina di iscrizione conforme allo standard per la pagina web del sito aziendale) e soprattutto in varie lingue tra cui l'italiano e il francese (la maggior parte dei clienti) e il cinese (per la maggior parte dei fornitori). La creazione delle liste avviene tramite una interfaccia Web e se ne possono creare quante se ne vuole (questo aspetto fu MOLTO apprezzato dall'amministratore). L'iscrizione può essere gestita dal moderatore della lista, oppure si può "invitare" un utente a iscriversi alla lista. Alla successiva riunione con il team del marketing avvenne una cosa nuova: trapelò entusiasmo per il nuovo sistema. Ci furono lunghe discussioni sulla necessità di evitare "spam" e obbligare clienti e fornitori a ricevere le informazioni (che per lo più rischiano di essere semplicemente scartate) e invece lavorare sulla fornitura di informazioni, con la creazione di newletter. La discussione continuò molto a lungo e porto alla decisione di quali mailing list attivare. Ma soprattutto l'amministratore più di tutto manifestò l'apprezzamento dell'entuasiamo con l'aumento di qualifica (e stipendio) a Luigi.